Configurer mon portail Bump

La configuration de votre portail Bump est une étape essentielle ! Une fois bien paramétré, vous pourrez facilement suivre l’activité de votre flotte et des bornes présentes sur votre site. ⚡️

Bump vous aide à organiser votre entreprise de manière claire et pratique.

• Entités de facturation (Billing Entity ou BE) : Elles permettent de recevoir des factures regroupées par entité administrative. Elles répondent à la question « Qui doit payer la facture ? ».

• Centres de coûts : Ils vous permettent de suivre les dépenses liées à vos véhicules et salariés ainsi que gérer votre budget par centre de coût.

• Organisation en Business Unit (BU) : Cette option permet d’associer une borne ou un conducteur à une entité comme une agence ou une direction régionale par exemple. Elle donne aux gestionnaires de flotte ou de site une vue détaillée sur un périmètre spécifique. L'organisation en BU peut être très utile pour la gestion des entités de facturation.

Rendez-vous dans l'onglet Entreprise.

Pour que Bump puisse facturer correctement, il est nécessaire de renseigner au moins une entité de facturation.

Vous avez la possibilité d’ajouter plusieurs entités de facturation afin d’attribuer les consommations des véhicules et conducteurs à l’entité correspondante.

Si vous souhaitez que Bump émette des factures pour plusieurs entités de facturation au sein de votre flotte, vous devrez créer autant d'entités de facturation que nécessaire, puis associer chacune d'elles à une Business Unit (BU) distincte. Chaque entité de facturation devra être reliée à une BU spécifique, à laquelle un conducteur ou un véhicule sera rattaché. Les consommations des conducteurs ou véhicules rattachés à une entité de facturation seront regroupées dans un rapport, et une facture sera envoyée au contact de facturation de cette entité.

Dans le cas où vous n'avez qu'une seule et unique entité de facturation, les BU ne sont pas nécessaires.

Selon les conditions de paiement convenues au contrat avec Bump, un règlement par mandat SEPA peut être obligatoire.

Vous pourrez activer les prélèvements SEPA directement depuis le portail pour chaque entité .

Depuis la liste des entités de facturation, cliquez sur l'entité souhaitée puis sur Ajouter un prélèvement SEPA qui ouvrira une page de procédure en ligne via notre partenaire Stripe.

Vous pourrez remplir les champs directement depuis l'interface, cela déclenchera la demande auprès de votre banque et la mise en place sera ensuite validée directement en ligne.

Vous pourrez également modifier les informations de vos prélèvements SEPA à tout moment.

Rendez-vous dans l'onglet Entreprise > Centre de coûts.

Saisissez vos centres de coûts pour que vous puissiez ensuite suivre les consommations de vos véhicules/conducteurs et consolider votre budget par centre de coûts. Bump propose de saisir un nom (libellé) ainsi qu’un ID. Vous pouvez indiquer la même chose dans les deux champs.

Conseil : Mettre à jour deux systèmes d’information en parallèle peut être chronophage et source d’erreurs. Si votre systeme le permet , nous vous conseillons de ne pas utiliser les centres de coûts sur Bump et de gérer la répartition de vos coûts directement dans vos outils comptables, en ajustant les fichiers de reporting que vous recevez.

Rendez-vous dans l'onglet Organisation > Business Unit.

Consultez votre organisation en reproduisant votre hiérarchie. Vous pouvez représenter les sites où vous opérez ou représenter les entités à facturer. Plusieurs BU peuvent être associées à une même entité de facturation, ce qui permet une gestion localisée par agence, tout en ayant une seule facture. En revanche, chaque entité de facturation nécessite la création d’une BU dédiée.

Attention : Le portail ne vous permet pas de créer vos BU vous-même. Vous pouvez seulement les consulter et les associer aux entités de facturation. Contactez notre Customer Success Manager pour construire votre organisation ensemble 🤝

• Vous avez des bornes installée sur plusieurs agences avec un besoin de visibilité limitée pour un responsable d’agence ? Si oui, alors une BU peut vous être utile. Si non, cela n’est pas pertinent.

• Vous avez une grande flotte de véhicules et avez besoin de facturer directement les consommations de certains à des entités différentes ? Si oui, alors vous avez peut-être besoin de BU et entités de facturation. Si, à l’inverse, une seule entité paie l’ensemble et répercute les coûts en interne, alors cela ne sera pas nécessaire.

Exemple d’organisation :

Dans l’exemple plus haut, l’entreprise “BS Demo Account” est séparée en deux entités régionales à facturer séparément : Nouvelle Aquitaine et Grand Est.

Chacune des agences “locale” (Bordeaux, La Rochelle,.. ) fait partie d’une entité Régionale et dispose de borne installées sur site.

Ainsi le gestionnaire de l’agence de Bordeaux à un accès au portail lui permettant de consulter les consommations sur les bornes de son agence. Il peut également activer des badges pour ses conducteurs sur place.

Le responsable d’exploitation de la région “Nouvelle Aquitaine” a de la visibilité sur l’ensemble des consommations et des bornes des agences de sa région uniquement (Bordeaux + La Rochelle). Les consommations de la région seront facturées à l’entité de facturation qui a été liée à Bump Nouvelles Aquitaine SAS